Calendrier prévisionnel 19/20
NOVEMBRE
1er novembre appel à projet
candidatures du 1er au 30 novembre
contact puis pré-validation des lieux
DéCEMBRE
Du 1er au 8 décembre : sélection des projets et validation des lieux + rencontre
Assemblée générale le 10 décembre à 20h : annonce officielle des projets sélectionnés
Lancement de la période de création (4 mois)
dispositif d’aide selon les besoins des projets sur toute la période
communication (teaser, photos des répétitions) sur toute la période
JANVIER
réunions individuelles
mise en place des besoins logistiques
FéVRIER
création des affiches/flyers
début de la diffusion et relations de presse (NR, radio, journaux locaux…)
réunion bilan mi-parcours
MARS
dernier réglages logistiques
ouverture des réservations
fin mars : soirée de présentation
AVRIL
INCRUSTE #6
communication et presse
mise en place du bénévolat et de la logistique
MAI
début mai : soirée de clôture
bilan INCRUSTE #6
remboursement des frais avancés par les équipes
Moyens mis à disposition
-Présentation du projet aux nouveaux adhérents et temps de question-réponse
-Aide à la rédaction des notes d’intention et des fiches techniques
-Mise en place de plannings de répétition
-Accompagnement dans la recherche de lieux (création d’une base de données et d’un annuaire) / Informations et rendez-vous auprès des particuliers se portant volontaire pour l’accueil d’un spectacle
-Rendez-vous réguliers et individualisés entre le porteur de projet et la coordination de L’INCRUSTE
-Prise en charge du prêt de matériel pour répondre aux besoins spécifiques à chaque création (éclairages et places assises en lien avec le CDN Tours et le CRR )
-Enveloppe budgétaire définie chaque année et répartie équitablement à chaque projet pour l’achat de matériel complémentaire, accessoires, costumes…
-Création d’outils de communication (voir ci-dessous)
-Gestion du public et de l’accueil, les soirs de représentation avec le concours d’autres adhérents d’ACTED
-Mise en place d’une équipe d’adhérents bénévoles pour une aide à la main d’oeuvre ou sur certaines tâches spécifiques.
ACTED est particulièrement heureuse cette année de mettre en place des moyens de communication à la hauteur de l’événement. En effet
L’INCRUSTE bénéficie cette année :
D’un affichage spécifique sur le site d’ACTED remis à jour, avec présentation, archives des éditions précédentes, programmation, photos …
D’une page Facebook attitrée, permettant une meilleure réactivité et de toucher un plus large public, ainsi qu’une page Instagram
D’un réseau de mails pour prévenir de l’événement mais aussi pour gérer toutes les réservations et envoyer un mail récapitulatif la veille de la représentation.
D’affiches et de flyers déposés dans de nombreux lieux publics tourangeaux et distribués par l’équipe d’ACTED dans la rue.
D’émissions à la radio ainsi qu’une publication dans le PROG et les médias
D’un très bon réseau de bouche à oreille, notamment aidé par les hôtes ou les participants.
L’INCRUSTE #6 souhaite aussi permettre à chaque projet d’avoir une générale avec un public restreint afin de tester les scénographies et gérer les derniers ajustements. C’est l’occasion pour toutes les équipes d’aller voir les autres projets, afin de libérer des places aux spectateurs et à l’équipe jouant d’avoir des premiers retours.
Enfin, ACTED a rencontré des élèves de Master culture et médiation des arts du spectacle de l’université de Tours, pour leur proposer, dans la logique de leurs études, de participer à L’INCRUSTE, pour renforcer les liens avec l’université et se proposer comme structure tremplin, tant du côté artistique qu’administratif. C’est pourquoi nous sommes très heureux d’accueillir cette année une stagiaire, Gwénaëlle Demoures, pour nous aider à l’organisation du festival.